Как давать и получать конструктивную обратную связь

«Нам всем нужны люди, которые дают нам обратную связь. Благодаря им мы становимся лучше». Билл Гейтс. 

Если вы хотите развивать бренд работодателя, мотивировать и повышать вовлеченность сотрудников, важно регулярно давать им обратную связь. Без обратной связи сотрудникам трудно работать над устранением ошибок и профессиональным ростом. 

В нашей новой статье мы обсудим ценность обратной связи для HR, сотрудников и работодателя, а также опишем приемы и основные принципы фидбека. 

Важность обратной связи для сотрудников и HR

Исследование Harvard Business Review показывает, что 57% сотрудников хотят получать конструктивную обратную связь больше, чем просто похвалу. Более того, по данным Gallup, сотрудники предпочли бы получить отрицательный фидбек, нежели остаться вовсе без него. 

Согласно отчету, больше всего в фидбеках нуждаются миллениалы. Представители поколения Y негативно относятся к отсутствию обратной связи на этапе найма и в самом рабочем процессе.

Повышение продуктивности

Позитивный фидбек увеличивает производительность сотрудников на 50% и результаты бизнеса на 20%. Обратная связь снижает стресс, помогает построить доверительные отношения в коллективе и качественно выполнять задачи. 

Финансовая экономия

По данным Gallup, 70% сотрудников не получают достаточного количества общения с руководством, из-за чего не знают насколько они эффективны и теряют вовлеченность. По оценкам Gallup, отстраненность сотрудников от рабочих процессов обходится компаниям в 550 млрд долларов в год. 

Как давать конструктивный фидбек 

Обратная связь – это отзыв, отклик, реакция на какое-то действие сотрудника, коллеги, начальника или подчиненного. Она должна быть позитивной и конструктивной. 

Конструктивная обратная связь – это грамотное сочетание похвалы сотрудника за его достижения и предложений по улучшению его работы. Сотрудникам важно получать конструктивные фидбеки, чтобы они могли развиваться. 

Давать обратную связь сотрудникам следует не реже, чем один раз в полгода. Это нужно, чтобы здраво оценивать прогресс специалистов и влияние их работы на бизнес работодателя. А по данным опроса Weekdone, 87% сотрудников считают, что обратная связь должна проводиться еженедельно. 

Когда вы даете сотруднику конструктивный фидбек, можно использовать психологический прием «ПНП» – позитив, негатив, позитив. На первом этапе важно отметить успехи и достижения специалиста, на втором – поговорить о его неудачах, обсудить почему это произошло и как это исправить, а на третьем – завершить разговор в позитивном ключе, дать направление для работы и еще раз отметить успехи сотрудника. 

Для оценки командной работы используется модель SLC (Success, Learn, Change), когда каждый специалист проекта выделяет свои главные достижения и выводы, которые он сделал. 

Правила конструктивной обратной связи

1. Конкретность

Объясните сотруднику, какие именно его действия привели проект к успеху или провалу. Если не обговорить детали, специалисту будет трудно исправить ошибки или повторить отличный результат. 

2. Не давайте оценки другому человеку

Даже если сотрудник плохо выполнил задачу, критикуйте его работу, а не его личность. Когда человек слышит критику, которая задевает его чувства, он закрывается и уже не способен вернуться в конструктивный диалог.

Откажитесь от выражений «Ты не справился», «Ты сделал неправильно». Скажите, что вы ожидали другого результата и объясните какого именно. 

3. Говорите с сотрудником один на один

Поскольку фидбек подразумевает не только похвалу, но и критику, очень важно не делать этого при всей команде. Критика на глазах у коллег спровоцирует у сотрудника сильнейший стресс. 

4. Подготовьтесь

Найдите время для подготовки к встрече. Используйте факты, статистику, чтобы аргументировать и обосновать свои положительные и отрицательные выводы. 

5. Дайте понять, что ошибки – это не страшно

Не говорите сотруднику, что его ошибки привели к ужасным последствиям, даже если это так. Такие утверждения не помогут человеку расти, а спровоцируют чувства вины и стыд, которые будут только мешать работать. 

Попробуйте успокоить сотрудника и помогите ему сконцентрироваться на исправлении промахов. 

Как получить фидбек от сотрудников и зачем это нужно?

Чтобы компания развивалась, нужно двигаться во всех направлениях и развивать не только сотрудников, но и бренд работодателя. Регулярные фидбеки от сотрудников позволят HR-менеджеру понять слабые и сильные стороны компании, улучшить условия труда, внедрить дополнительные корпоративные мероприятия и т.д.

Есть три источника получения фидбеков – текущие сотрудники, бывшие и кандидаты. Самая конструктивная и полезная обратная связь исходит от текущих сотрудников. От бывших сотрудников можно услышать много критики, но и из неё извлекается польза, ну а от кандидатов работодатель получает самую независимую оценку. Они могут поделиться впечатлениями об интервью, что будет полезно для HR-отдела.

Приемы для упрощения получения фидбеков от сотрудников

Активность

Внедряйте предоставление обратной связи на постоянной основе и просите у сотрудников фидбеки о работе, о прошедшем корпоративе или тимбилдинге и т.д. В результате специалисты будут знать, что их мнение важно, а вы будете понимать над чем работать. 

Анонимность

Не все сотрудники могут решиться открыто говорить своё мнение о работе компании и руководителях. В таком случае, вам помогут анонимные опросы. Когда сотрудники знают, что их не смогут идентифицировать, они дают более откровенные ответы. 

Диджитализация

Раньше были популярны методы анкетирования, интервью с сотрудником или ящик с предложениями. В эпоху цифровизации, они потеряли свою актуальность.

Наиболее оптимальный вариант – онлайн опросы в HRM-системах или других программах. Например, в HRM-системе Hurma HR-менеджер может по шаблону создать любой опрос и автоматически разослать напоминание о нем всем сотрудникам. 

Не усложняйте 

Не следует составлять опрос на 200 вопросов с подробным описанием каждой проблемы или пожелания. Вместо этого, проводите короткие опросы, которые не занимают много времени у сотрудников и дают возможность HR-у проанализировать ситуацию в коллективе и компании. 

А что, если отказаться?

Конечно, можно обойтись и без обратной связи, но это чревато потерями следующих ресурсов:

1. Время

Сотрудник продолжает работать в обычном режиме, он не знает свой прогресс, не понимает над чем ему работать. В итоге результата нет и карьерного роста тоже. Рано или поздно, такой сотрудник уйдет и придется искать ему замену, затрачивая деньги и время.

2. Мотивация

Обратная связь мотивирует сотрудника работать еще лучше. HR-специалист также получает мотивацию, когда изучает фидбеки от сотрудников. 

3. Искренность

При общении с сотрудником, он может выражать вам свои опасения по задаче или проекту. Таким образом, у вас формируются доверительные отношения. 

Обратная связь в рекрутинге

Отсутствие обратной связи в рекрутинге – одна из основных проблем в коммуникациях с кандидатами. По данным исследования, проведенного порталом rabota.ua, 80% кандидатов ожидают фидбека от работодателя, но получают его только 7%. 

Рекрутеры не дают соискателям обратную связь по разным причинам. Это могут быть: нехватка времени, нежелание отвечать кандидатам с неподходящим резюме, боязнь неадекватной реакции на отказ.

По данным Candidate Experience Research, только 1% специалистов не ожидают обратной связи после интервью, 62% хотят получить фидбек с решением и объяснением причины отказа в 1-2 предложения, 17% ждут подробный фидбек, 12% согласны получить просто итоговое решение (прошел или нет), 8% хотят, чтобы им дали подробный фидбек с рекомендациями по развитию. 

Отсутствие обратной связи от рекрутеров сильно вредит бренду работодателя, чтобы этого не случилось, важно помнить несколько простых правил по отказу кандидату.

1. Не игнорируйте соискателей

Дайте человеку знать о том, что решение принято сразу, не затягивайте с этим и будьте на связи. 

2. Называйте правдивую и объективную причину отказа

Не стоит в причине отказа называть самую банальную причину. Если соискатель был неуверен в себе на собеседовании и вы не увидели в нем мотивации – скажите ему об этом. 

3. Оставляйте хорошее впечатление о себе и компании

Будьте дружелюбным с кандидатов и не акцентируйте внимание только на критике, отметьте сильные стороны специалиста и можете даже дать несколько рекомендаций. 

Как понять, правильно ли вы предоставили фидбек

Если после общения с сотрудником, он может сформулировать свои основные задачи и цели – вы справились. После такого разговора ни у кого не остается вопросов и есть единый план действий. 

Обратная связь – один из самых важных инструментов для развития сотрудника и улучшения бренда работодателя. Понятные, регулярные фидбеки дают возможность развиваться, учиться отделять эмоции от фактов, тактично указывать сотрудникам на ошибки, не задевая их чувства.